Beste deelnemers en geïnteresseerden van Polyboot.Love,
Dank voor jullie betrokkenheid bij ons initiatief tijdens Utrecht Pride 2025. Met liefde bouwen wij aan zichtbaarheid, veiligheid en een feestelijke plek voor polyamorie. Maar dat doen we sámen – en dus op basis van duidelijke, juridisch geldige afspraken.
We (de organisatie) confirmeert zich op basis van jouw aanmelding aan een belasting van uit te geven financiële vergoeding van tussen de 5500 en 12.000 euro. Jouw aanmelding is daarin van groot belang.
Daarom volgt hierbij een formele toelichting op de voorwaarden rond inschrijving, betaling, annulering en uitzonderingen.
✅ Juridische instemming bij aanmelding
Bij inschrijving voor deelname aan de Polyboot heeft iedere deelnemer expliciet ingestemd met de betalingsverplichting die voortvloeit uit de reservering van een plek. Deze instemming is vastgelegd via het inschrijfformulier en geldt als rechtsgeldige overeenkomst conform het Nederlandse verbintenissenrecht (art. 6:217 BW e.v.).
Een aanmelding is daarmee géén vrijblijvende intentie, maar een bindende overeenkomst. Afmelding – om welke reden dan ook – leidt niet tot automatische kwijtschelding van de betaalplicht.
📌 Artikel 1 – Verplichting tot betaling en uitzonderingen
-
Iedere inschrijving is bindend.
-
Bij annulering blijft de betalingsverplichting bestaan, ongeacht of de deelnemer uiteindelijk meevaart.
➤ In uitzonderlijke situaties zoals:
-
Het overlijden van een directe nabestaande, of
-
Een plotselinge en aantoonbare medische noodsituatie,
geldt het volgende:
-
De deelnemer neemt binnen 6 uur na afmelding telefonisch contact op via +31 6 23241432;
-
Daarbij wordt passende en onderbouwde documentatie aangeleverd;
⚠️ Deze melding inclusief onderbouwing dient bij voorkeur ten minste 14 dagen vóór het evenement (7 juni 2025) te zijn ingediend.
We begrijpen echter dat uitzonderlijke situaties zich onverwacht kunnen voordoen binnen deze termijn. In die gevallen beoordelen wij het verzoek op redelijkheid, documentatie en onderbouwing.
📌 Artikel 2 – Minimale betaling en gevolgen bij niet-betaling
➤ Te allen tijde geldt:
-
Minimaal 70% van de overeengekomen bijdrage dient te worden voldaan, ongeacht annulering of afmelding.
-
Indien dit bedrag niet is voldaan vóór het evenement, vervalt het recht op deelname. Jouw plek wordt dan vrijgegeven.
➤ Verschijn je alsnog op de dag zelf?
-
Dan ben je verplicht om:
-
De resterende 30% direct ter plaatse te voldoen, én
-
Een aanvullende onkostenvergoeding van 15% over het totale bedrag te betalen wegens extra verwerking, verstoring en afhandeling buiten het reguliere proces.
-
Indien betaling op locatie niet mogelijk is, wordt de toegang geweigerd. Er worden geen uitzonderingen gemaakt.
📌 Artikel 3 – Betalingstermijn en invordering
-
De volledige bijdrage dient uiterlijk de dag voor de Utrecht Pride 12:00 uur te zijn voldaan.
-
Bij uitblijven van betaling is sprake van verzuim conform artikel 6:83 BW.
De organisatie behoudt zich het recht voor om:
-
Administratiekosten van ten minste €25 in rekening te brengen;
-
Aanmaningskosten en de wettelijke rente (art. 6:119 BW) door te belasten;
-
De vordering over te dragen aan een externe incassopartner;
-
Eventuele bijkomende juridische kosten te verhalen op de deelnemer.
📌 Artikel 4 – Druk op de organisatie en transparantie
Polyboot.Love is een non-profit initiatief, gedragen door vrijwilligers. Wanbetaling legt niet alleen een financiële last op de organisatie, maar brengt ook de continuïteit van dit initiatief in gevaar.
➤ Transparantie over wanbetaling:
Wij behouden ons het recht voor om – binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – wanbetaling of misbruik intern te documenteren en in besloten kring te delen, bijvoorbeeld met organisatoren of sponsoren, wanneer dat noodzakelijk is voor de bescherming van het initiatief.
❤️ Tot slot: samen verantwoordelijk
Wij organiseren deze boot met zorg en liefde voor de gemeenschap. Dat vraagt om wederkerigheid: iedere plek telt, iedere bijdrage is nodig. Alleen met gezamenlijke betrokkenheid kunnen we blijven varen, vieren en zichtbaar zijn.
Wij danken je voor je begrip, steun en verantwoordelijkheidsgevoel.
Met liefde én rechtsgeldigheid,
Team Polyboot.Love